Intranet

De school en haar bestuur zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het materiaal wat ‘officieel’ naar buiten gebracht wordt. Voorheen was dat overzichtelijk. Voor de school; de nieuwsbrief ging mee met de leerlingen en de foto’s konden (na)besteld worden via een formulier op school en werden vervolgens afgedrukt en meegegeven aan de kinderen. Het bestuur verstuurde haar informatie over de post. 

Het probleem

Privacygevoelige informatie, zoals trouwen, overlijden, ziek-zijn en portretten van kinderen bleven door de aard van het medium binnen de gemeenschap van de school en/of bestuur.
Die tijd ligt definitief achter ons en vrijwel alles gaat digitaal; daarbij is het goed om te weten dat het publiekelijke gedeelte van de website zo is gemaakt, dat de ‘snuffelrobots’ ‘s nachts wanneer er weinig internetverkeer is hun werk doen en op zoek gaan naar nieuwe informatie op internet, dat indexeren en beschikbaar maken in de zoekmachine. Social media gaat nog een stap verder en is opgezet om alles te met elkaar te delen, tenzij je weet hoe je het af moet schermen.
Zonder dat een leerkracht of directeur zich er misschien bewust van is, komt er daardoor privacygevoelige informatie op het internet wanneer je de naam van iemand intoetst. Dat kan gelden voor ouders, leerlingen, leerkrachten, de directeur en het bestuur.

De oplossing

Het CMS is zo gemaakt dat het letterlijk twee websites zijn; een publiekelijke website (zie hoofdstuk CMS voor de mogelijkheden) en een beveiligde website; het intranet. Het beveiligde gedeelte wordt niet geïndexeerd door Google en nadat je een wachtwoord hebt ingegeven kom je bij de gewenste informatie.
De manier van werken met het intranet is exact hetzelfde als het publiekelijke gedeelte, alleen is er een extra element aan toegevoegd: per pagina kun je aangeven welke gebruikersgroep deze mag bekijken.  Standaard zijn er drie gebruikersgroepen: ouders, leerlingen en leerkrachten. Daarbij kun je net zoveel extra groepen toevoegen als je wilt, bijvoorbeeld MR en OR leden, ieder met hun eigen pagina’s, hun ‘leesrechten’.
De ‘matrix’ van deze pagina’s is het controlecentrum van het intranet. Door vinkjes te zetten bepaal je wie wat mag zien. Ouders mogen bijvoorbeeld wel alle foto’s en nieuwsbrieven zien, maar niet zomaar de verslagen van de MR. En de directeur mag alles zien, maar misschien niet zonder meer de notulen van de OR.
Een ouder zonder extra bevoegdheden vindt dus een veel ‘smaller’ intranet dan een leerkracht, MR-lid of directeur. De informatie die vrijgegeven wordt is afgestemd op de functie van de gebruiker. En bovenal....niemand anders kan erbij! Natuurlijk biedt het intranet geen 100% bescherming, maar de kans dat er iets ‘mis’ gaat is veel kleiner dan wanneer je standaard alles in de publiekelijke website zet.
De SchoolApp is daarnaast ook te koppelen aan het intranet, zodat fotoreportages en nieuwsitems die als ‘beveiligd’ gemarkeerd worden alleen hier terug te vinden zijn. Het is dus ook heel gemakkelijk om iets op het intranet te plaatsen. Een leerkracht hoeft enkel en alleen zijn of haar vinkje te zetten.

Bewustwording voor het team

De juiste software gebruiken is 50%. De overige 50% zal gedaan moeten worden door bewust te kiezen voor wat je waar neerzet. Hier met het team over praten is een randvoorwaarde om tot 100% tevredenheid te komen!